Modulo Gestione dei Progetti: concetti di base

Una delle funzionalità più richieste di OpenERP è la gestione dei progetti, nome sotto il quale vengono raccolte attività spesso molto diverse, dai progetti interni a quelli per i clienti, da produzione di beni materiali a forniture di servizi. In questo post cominciamo a descrivere le funzioni base che l’utente ha a disposizione, successivamente vedremo alcuni aspetti più sofisticati della gestione progetti.

Prima di tutto dobbiamo installare il modulo Gestione progetti (project):

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Dopo l’installazione, spostiamoci nella configurazione del modulo progetti e attiviamo, per adesso, i flag che riguardano la pianificazione, lasciando “ore” come unità di tempo lavorativo:

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OpenERP a questo punto installerà automaticamente alcuni altri moduli necessari. Alla fine i moduli che dovreste avere installato per questo post e i successivi sono, oltre ai moduli base sempre presenti:

contabilità analitica (analytic), presenze (hr_attendance),  gestione contratti (account_analytic_analysis), fatturazione elettronica (account), einvoicing & payments (account_voucer), EDI (edi), employee directory (hr), processo aziendale (process), fatturazione su timesheet (hr_timesheet_invoice), progetti a lungo termine (project_long_term), product & pricelist (product), gestione progetti (project), gestione vendite (sale), gestione stati/fasi (base_status), timesheet (hr_timesheet_sheet), timesheet (hr_timesheet).

La barra dei menu in alto dovrebbe di conseguenza contenere: Comunicazioni, Vendite, Project (o Progetti), Contabilità, Risorse Umane, Reportistica, Configurazione.

Per il nostro esempio, abbiamo ora bisogno di inserire alcune entità. Prima di tutto un cliente, dal menu vendite/clienti. Bastano i dati indispensabili:

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Poi le risorse alle quali affideremo le attività del nostro progetto, un manager e due impiegati. Per questo usiamo il menu configurazione/utenti:

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Nella scheda autorizzazioni di accesso di questi utenti sceglieremo per gli imopiegati “utente” in corrispondenza della voce Progetto, e per il manager “manager”.

A questo punto ci spostiamo nell’area Progetti di OpenERP, scegliamo il menu configurazione e apriamo il sotto menu Risorse. Il primo passo consiste nel definire un orario di lavoro, che servirà al software a calcolare inizio e fine delle attività a partire dalla loro durata in ore. (Il default è di 8 ore al giorno dal lunedì al venerdì; anche se usiamo lo stesso orario di lavoro è comunque bene definire esplicitamente il nostro orario per essere sicuri di poter effettuare eventuali variazioni nel modo più semplice). Il tutto si fa con il seguente form:

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Il nome dell’orario viene poi associato alle risorse, che ora dobbiamo creare, con un altro punto dello stesso menu di configurazione:

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L’utente fa riferimento all’utente definito nella configurazione generale, e il tempo di lavoro all’orario appena inserito. Occorre notare che OpenERP non tiene conto automaticamente delle festività come il lunedì di Pasqua o il 25 aprile, quindi per avere una pianificazione corretta dobbiamo aggiungerle al nostro calendario con il menu Permessi risorsa:

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Poichè si tratta di festività generali non compiliamo il campo Risorse (dovremmo farlo se si trattasse di ferie o permessi di un singolo impiegato); facciamo riferimento all’orario definito in precedenza e inseriamo le giornate di festa.

Un’ulteriore fase di configurazione riguarda gli stadi o fasi delle attività. OpenERP lavora ipotizzando che ogni attività di un progetto passi per una serie di stadi o fasi; di quali si tratta, ovviamente, dipende dalla natura del lavoro. Supponiamo per esempio di occuparci di costruzioni o ristrutturazioni edili. Al posto delle fasi di default, avremo per ogni attività le fasi seguenti:

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In altre parole, supponiamo che ogni fase del nostro lavoro cominci con una trattativa, cui segue la raccolta della documentazione e la richiesta dell’autorizzazione del lavoro. Una volta ottenuta assegnamo il lavoro a risorse interne o esterne che lo devono realizzare, lo collaudiamo e lo consegnamo. Le fasi Completato e Annullato sono quelle di default.

Inseriremo “Default per i nuovi progetti” alla fase Trattativa, in modo che questa fase venga attribuita automaticamente quando inseriamo una nuova attività; daremo i numero di “Sequenza” in ordine crescente, magari di 5 in 5, in modo da vedere le fasi nell’ordine corretto; per la fase di “Consegna”, che è l’ultima, spunteremo il flag “Chiuso di default”.

Arriviamo ora all’inserimento del nostro primo progetto:

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Compiliamo il nome del progetto, spuntiamo soltanto il flag “attività” per questo primo esempio, assegnamo il project manager e il cliente e aggiungiamo le persone che compongono il team di progetto.

Nella scheda “altre informazioni” compiliamo il campo “orario di lavoro”, scegliendo l’orario normale precedentemente definito. Nella scheda “Stati attività” sarebbe possibile modificare gli stadi delle attività previste, ad esempio togliendone qualcuna che per questo progetto non è necessaria.

Clicchiamo ora sul bottone Attività del progetto appena inserito e quindi sul bottone crea.

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Compiliamo il nome dell’attività, il progetto, la scadenza ossia la data massima per cui l’attività deve essere terminata e le ore previste. Inseriamo una seconda attività in modo da avere la situazione seguente (ricordate che è possibile scegliere la vista in formato kanban, lista, ecc.):

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Possiamo quindi eseguire la pianificazione attività e controllare sia le date di fine evidenziate nella lista (figura precedente), sia il gantt delle attività. Dalla lista vediamo che la prima attività inizia il 29/3 mattina e termina il 29/4 sera: si tratta di 20 giorni lavorativi tenendo conto del lunedì di Pasqua e del 25 aprile, per 8 ore di lavoro al giorno, quindi 160 ore come pianificato. Lo stesso per la seconda attività. Il gantt ha l’aspetto seguente:

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Nel calendario vengono inserite le date di scadenza delle due attività:

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Stefano Siccardi

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Ho svolto attività diversificate, a partire dalla laurea in matematica e dall'esperienza di programmatore di software di base, per arrivare alla consulenza organizzativa


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